Thời gian phát triển

May 08 2022
Lịch của bạn giống như một khu vườn. Nó cần phải nhổ, gieo hạt, cắt tỉa và tưới nước liên tục.

Lịch của bạn giống như một khu vườn. Nó cần phải nhổ, gieo hạt, cắt tỉa và tưới nước liên tục. Nếu bạn để lịch của mình sống mà không chú ý, bạn sẽ sớm thấy rằng một khu vườn Pháp bình dị đã biến thành một khu rừng mê hoặc đầy bất ngờ, nguy hiểm và những chú lùn ăn thịt thời gian. Quản lý lịch của bạn không khó, nhưng đòi hỏi bạn phải nắm vững một vài thủ thuật đơn giản.

Vườn Nhật Bản Portland

Quản lý lời mời đến

Hãy bắt đầu với những điều hiển nhiên - các cuộc họp. Lời mời họp là một trong những mối đe dọa chính đối với sự bình yên bên trong của bạn. Khi mọi người gửi lời mời họp, họ hiếm khi nghĩ về các ưu tiên của bạn. Họ hiếm khi làm. Lời mời họp là một yêu cầu cho thời gian của bạn, phản ánh mức độ ưu tiên của người khác.

Đây là điều có thể không rõ ràng - bạn không cần phải chấp nhận mỗi lời mời họp mà bạn nhận được. Nếu cuộc họp không phản ánh các ưu tiên và mục tiêu của bạn trong tuần (giả sử rằng bạn đã đặt ra các mục tiêu và ưu tiên trong tuần), bạn nên cảm thấy được trao quyền để từ chối nó. Đừng sợ làm mất lòng người đã mời bạn, họ sẽ tự tìm cách mở khóa cho mình.

Nếu cuộc họp có liên quan nhưng không kịp thời, hãy cho người tổ chức biết khi nào chính xác bạn có thể liên hệ lại với họ (“Tôi dự định xem xét chủ đề này sau 3 tuần nữa, và tôi sẽ lấy lại ý kiến ​​của bạn vào lúc đó”) .

Xem xét kỹ lưỡng chương trình họp

Bây giờ, nếu cuộc họp liên quan đến mục tiêu của bạn, bạn nên xem xét kỹ lưỡng hơn nữa. Tôi muốn nói rằng 75% yêu cầu cuộc họp đến của tôi là một biến thể của “Thảo luận”, “Cập nhật”, “Căn chỉnh” và tất nhiên là “Đồng bộ hóa”.

Yêu cầu người tổ chức cuộc họp đầu tư một ít thời gian để cung cấp bối cảnh và chỉ định những người tham dự bắt buộc và tùy chọn cũng như các quyết định hoặc kết quả mà họ mong muốn đạt được. Một lần nữa, điều này không phải là thô lỗ - người tổ chức sẽ đánh giá cao cơ hội để cấu trúc suy nghĩ của họ và thậm chí có thể nhận ra rằng một email là đủ. Nếu cuộc họp vẫn được yêu cầu, nó sẽ được đảm bảo hiệu quả hơn với một chương trình làm việc.

Vườn Nhật Bản Portland

Chặn thời gian

Hãy nghĩ xem phần nào trong ngày là tốt nhất cho công việc chuyên sâu. Nếu bạn có xu hướng tập trung hơn và đạt được trạng thái trôi chảy trước bữa ăn trưa, hãy dành thời gian đó cho việc viết, viết mã, tạo mẫu - bất cứ vai trò nào đòi hỏi bạn phải chú ý không phân chia. Nếu nó không rõ ràng (không phải với tôi), hãy xem Sức mạnh của Khi nào . Chặn thời gian này một cách có chủ đích để đạt được mục tiêu hàng tuần của bạn. Bạn sở hữu thời gian này. Đây là chỗ ngồi của bạn ở hạng thương gia, chỗ dành cho nhà nghỉ nhỏ của bạn, lá phiếu quốc hội của bạn, quyền và tự do của bạn - đừng để bất kỳ ai yêu cầu điều đó.

Ngoài ra, hãy chặn thời gian cho bữa trưa. Ăn đúng bữa khiến bạn có một chế độ ăn uống lành mạnh hơn .

Đừng chặn toàn bộ lịch, vì mọi người sẽ chỉ bắt đầu sử dụng các vị trí ngẫu nhiên. Tìm ra phần nào trong ngày mà bạn hiệu quả nhất trong việc tương tác với các cá nhân khác và có chủ đích để lại một vài khoảng thời gian trống trong 30 phút để hướng dẫn người tổ chức cuộc họp về thời điểm bạn có thể nói chuyện với họ, miễn là họ đáp ứng các điều kiện tiên quyết ở trên.

Phát tán thông tin

Những người tổ chức một cuộc họp với bạn, rất có thể muốn một số thông tin từ bạn. Nó có thể là một bản cập nhật về dự án của bạn. Thay vì thông tin được lấy từ bạn, hãy đẩy nó vào bất cứ ai có liên quan. Đưa ra các mục tiêu, tiến độ và cập nhật trạng thái dự án hàng tuần của bạn. Hãy thử nó với người quản lý của bạn, gửi một bản tóm tắt nhanh về tuần qua và mục tiêu của bạn cho tuần mới.

Tổ chức một cuộc họp

Hãy đối mặt với nó, bạn cần tự tổ chức và điều hành một vài cuộc họp. Khi nào bạn nên tổ chức một cuộc họp? Một trong những nhà quản lý cấp cao mà tôi từng làm việc có quy tắc 3 lần trả lời - nếu một chuỗi email lớn hơn 3 lần trả lời, anh ta sẽ tổ chức một cuộc họp. Tôi không có quy tắc cứng như vậy, nhưng hãy để ý các chủ đề quả cầu tuyết nơi các vấn đề, giải pháp, dữ liệu và giai thoại lẫn lộn.

Một ứng cử viên sáng giá khác cho cuộc họp là các câu hỏi lặp lại. Nếu thông tin mà bạn cung cấp không đủ để tránh các câu hỏi bổ sung, hãy sắp xếp một cuộc họp và sử dụng “bộ tản nhiệt” của bạn như một chương trình làm việc.

Hãy quan tâm đến thời gian của người khác và áp dụng nguyên tắc tương tự mà bạn mong đợi từ những lời mời đến (mục đích, chương trình làm việc, người tham dự, quyết định). Các cuộc họp được tổ chức tốt sẽ không chỉ giữ cho bạn và đồng nghiệp của bạn tỉnh táo mà còn có tác động tích lũy lớn hơn đối với tổ chức - một cuộc họp hàng tuần với các nhà quản lý cấp trung đã tiêu tốn của một tổ chức 15 triệu đô la một năm !

Đừng quên về tác động môi trường của cuộc gọi điện video. Một giờ thực hiện cuộc gọi video có thể thải ra từ 150 đến 1.000 gam CO2 (một chiếc ô tô tạo ra khoảng 8.887 gam từ việc đốt cháy một gallon xăng). Một giờ đó cũng cần 2–12 lít nước và diện tích đất có kích thước bằng iPad Mini.

Sự kết luận

Lịch của bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc tuần của bạn sẽ hiệu quả như thế nào. Bạn có thể coi lịch của mình như một kịch bản cho tập tiếp theo trong cuộc đời của bạn. Đồng thời, lịch cực kỳ dễ bị tổn thương, bởi vì chúng mở cửa cho bất kỳ ai đến và chiếm đoạt thời gian quý báu của bạn. Nếu bạn không quản lý lịch của mình, không ai sẽ làm.

© Copyright 2021 - 2022 | vngogo.com | All Rights Reserved