Playbook của tôi để tổ chức các cuộc họp hiệu quả

Mar 22 2022
Hoạt động trong kịch bản làm việc từ xa
“Hầu hết các cuộc họp đều quá dài, quá buồn tẻ, quá kém hiệu quả - và quá nhiều một phần của cuộc sống công ty bị bỏ rơi” - Lois Wyse Tại nơi làm việc, chúng ta dành vô số giờ cho các cuộc họp. Chúng tôi thảo luận về rất nhiều chủ đề, một vài chủ đề có liên quan và nhiều chủ đề không liên quan.
Ảnh của Christina @ wocintechchat.com trên Unsplash

“Hầu hết các cuộc họp đều quá dài, quá buồn tẻ, quá không hiệu quả - và quá nhiều phần của cuộc sống công ty bị bỏ rơi”

- Lois Wyse

Tại nơi làm việc, chúng ta dành vô số giờ cho các cuộc họp. Chúng tôi thảo luận về rất nhiều chủ đề, một vài chủ đề có liên quan và nhiều chủ đề không liên quan.

Nhiều cuộc họp diễn ra liên tục mà không đi đến kết luận. Và có những cuộc họp diễn ra ngắn và đi lấy các mục hành động ở cuối cuộc họp.

Kể từ khi đại dịch bùng phát, với việc bắt buộc phải làm việc tại nhà, thời gian chúng ta dành cho các cuộc họp đã tăng vọt. Các cuộc họp qua cuộc gọi âm thanh / video đã trở thành cách duy nhất để kết nối với đồng nghiệp.

Để giảm thời gian họp và điều hành cuộc họp hiệu quả, chúng tôi bắt đầu thực hiện một số biện pháp. Dưới đây là những điều quan trọng nhất -

Giữ chúng ngắn gọn

"Cuộc họp càng kéo dài, càng ít được hoàn thành."

- Tim Cook

Luôn có một cuộc họp có giới hạn thời gian. Đã có những cuộc họp bất tận, nơi những người tham dự thảo luận về mọi thứ và mọi thứ. Chúng tôi muốn sửa lỗi này.

Một giải pháp đơn giản là xác định thời điểm cuộc họp kết thúc và tuân thủ nghiêm ngặt. Điều này đã giúp chúng tôi giảm thời gian trong các cuộc họp và giữ cho mọi người tập trung vào chương trình của cuộc họp.

Đi với một chương trình làm việc

"Bạn có một cuộc họp để đưa ra quyết định, không phải để quyết định về câu hỏi."

- Bill Gates

Đây là một biện pháp khác mà bạn nên thực hiện, đừng bao giờ tham gia một cuộc họp mà không có chương trình nghị sự.

Bạn không muốn trở thành một phần của cuộc họp không dẫn đến một kết luận có ý nghĩa. Câu hỏi đúng là cách duy nhất để đưa ra kết luận. Và để làm như vậy, bạn cần chương trình nghị sự để đưa ra định hướng.

Chương trình nghị sự đưa cuộc họp đến những kết quả có thể đo lường được. Và bạn sẽ không muốn tham dự một cuộc họp không có kết quả.

Các cuộc họp chỉ nên có những người phù hợp

"Các cuộc họp nên có càng ít người càng tốt nhưng tất cả những người phù hợp."

- Charles W. Scharf

Tôi đã thấy mọi người mời rất nhiều người đến một cuộc họp mà không cần suy nghĩ xem ai là người cần thiết phải có mặt ở đó. Nếu bạn không thể đóng góp cho một cuộc họp, hãy giảm bớt để tham dự cuộc họp đó. Và hãy lưu ý xem ai là người cần thiết trong một cuộc họp trong trường hợp bạn đang mời người khác.

Nói KHÔNG với các cuộc họp không cần thiết

“Các cuộc họp là triệu chứng của tổ chức tồi. Càng ít cuộc họp càng tốt ”.

- Peter F. Drucker

Không nên đưa bất cứ điều gì có thể được xử lý qua email hoặc trò chuyện qua cuộc họp.

Khá nhiều lần tôi đã tham dự các cuộc họp không bắt buộc. Một vấn đề nhỏ mà một email hoặc một chuỗi trò chuyện có thể giải quyết được kéo dài thành một cuộc họp.

Nói ít hơn

"Đàn ông càng ít nghĩ, họ càng nói nhiều."

- Charles De Montesquieu

Điều này đúng, trong suốt sự nghiệp của tôi, tôi đã thấy những người nói rất nhiều. Những người như vậy đóng góp ít hơn và kéo dài cuộc họp một cách không cần thiết.

Những người tham dự như vậy làm phiền người khác và làm cho môi trường trở nên độc hại. Khi bạn nói nhiều, bạn sẽ nghĩ ít hơn. Nếu bạn là người như vậy, hãy suy nghĩ rồi hãy nói chuyện. Và nếu bạn có những người đồng nghiệp như vậy, bạn cần giữ cho họ chủ đề và tránh xa những cuộc nói chuyện không cần thiết.

Kết thúc

Các cuộc họp là một khía cạnh rất quan trọng khi nói đến công việc. Các cuộc họp hiện đang trực tuyến, nhờ vào đại dịch và WFH.

Các cuộc họp tiêu tốn rất nhiều thời gian của chúng ta. Họ ăn hết giờ làm việc của chúng tôi. Tôi sử dụng các biện pháp nêu trên để giảm số lượng cuộc họp và thời gian chúng ta dành cho các cuộc họp.

Tôi hy vọng bạn thích đọc này. Nếu bạn muốn ủng hộ tôi với tư cách là một nhà văn và mua cho tôi một tách cà phê, hãy cân nhắc đăng ký để trở thành thành viên Medium . Chỉ $ 5 một tháng và bạn có quyền truy cập không giới hạn vào Phương tiện.

© Copyright 2021 - 2023 | vngogo.com | All Rights Reserved