Lập kế hoạch hàng ngày

Bài viết cuối cùng của tôi là về lập kế hoạch cho tuần của bạn. Đó là một bài tổng quan. Hôm nay chúng ta sẽ lập kế hoạch tổng quan mỗi ngày. Một lần nữa, đây là cách tôi làm và nó sẽ không hiệu quả với tất cả mọi người. Tôi cũng muốn lưu ý rằng tôi không giỏi lắm về những gì tôi sắp phác thảo. Quá trình này đang phát triển và cần nhiều công việc hơn.

Tại sao phải lên kế hoạch cho ngày của bạn?

Điều này sẽ khá rõ ràng nếu bạn đã đọc quan điểm của tôi về lập kế hoạch tuần. Những lý do tương tự cũng được áp dụng ở đó vì vậy tôi mời bạn đọc lại điều đó. Tuy nhiên, khi nói đến việc lập kế hoạch hàng ngày, có một mục tiêu hơi khác và vì vậy có một số lý do khác khiến nó rất quan trọng. Thứ nhất, mức năng lượng và các yếu tố khác có tác dụng đối với việc lập kế hoạch hàng ngày. Khi bạn lên kế hoạch cho tuần của mình, bạn không thể có tầm nhìn xa hoàn hảo nên bạn không thể biết rằng trước khi bước sang thứ Năm, bạn sẽ cảm thấy như bị một đoàn tàu chở hàng đâm vào. Khi lập kế hoạch hàng ngày, bạn có thể tính đến điều này. Thứ hai, và đây thực sự là điều quan trọng, lập kế hoạch cho ngày của bạn là một ý tưởng rất tốt để đảm bảo rằng bạn thực sự đạt được những điều mà bạn đã đề ra vào đầu tuần và thực sự có thể giữ một số loại thước đo về cách bạn đang làm. Tuy nhiên, Tôi muốn nhấn mạnh vào thời điểm này rằng hầu hết chúng ta, bao gồm cả bản thân tôi, có xu hướng lập kế hoạch thời gian của mình với quan điểm rằng chúng ta là Siêu nhân và rằng chúng ta cũng sẽ được bật đèn xanh trong suốt chặng đường. Điều này có thể rất nguy hiểm cho sức khỏe của chúng ta nếu đây là cách tiếp cận nhất quán của chúng ta khi chúng ta trải qua một ngày với cảm giác đằng sau và căng thẳng, chúng ta kết thúc một ngày với cảm giác thất bại và công việc của chúng ta sẽ kém chất lượng vì chúng ta luôn gấp gáp. Adrenaline khiến chúng ta cảm thấy như chúng ta thực sự bận rộn và có năng lực thực sự cao nhưng đây không phải là điều tốt. Đây là nơi cao su thực sự chạm vào đường trên tiêu đề blog của tôi. NIỀM TIN HIỆU QUẢ. Đó là lý do tại sao tôi thích thuật ngữ hiệu quả hơn năng suất. Nhieu nguoi lam viec nhung van khong the thieu duoc. Rất khó để đạt được hiệu quả khi chúng ta không có kế hoạch và khi chúng ta làm việc trong trạng thái phản ứng hơn là chủ động.

Cách lập kế hoạch trong ngày của bạn - Đặt kỳ vọng thực tế

Những xáo trộn. Mất tập trung. Khủng hoảng. Chúng xảy ra. Đồng nghiệp của bạn đổ hộp mực thải xuống bồn rửa khi anh ta nghĩ rằng đó là điều cần phải làm. (Thực sự là không!) Bạn được gọi vào nhà bếp vì có một lỗ rò rỉ, chỉ để phát hiện ra một loại rau tỏi tây đang nằm trên bồn rửa. Sếp của bạn đổ một khối lượng lớn công việc cho bạn vào lúc 3 giờ chiều. Bạn có được ý tưởng. Vì vậy, điều này có nghĩa là việc lập kế hoạch cần phải thực tế. Và nó cần ưu tiên những gì là quan trọng. Vì vậy, tôi đặt mục tiêu cho mình 2 hoặc 3 mục tiêu cho mỗi ngày. Đây là ba việc trong ngày mà tôi quyết định sẽ có tác động lớn nhất trong tất cả những việc đã lên kế hoạch trong ngày. 3 điều này phải được hoàn thành và có rất ít điều có thể làm tôi bị lệch khỏi điều này. Để giúp tôi tập trung - tôi làm một số việc. Thứ nhất, màu khách quan của tôi là màu đỏ. Trong trình quản lý tác vụ của mình, tôi sử dụng nhãn ưu tiên màu đỏ. Thông thường, đây là mức cao nhất. Trong kế hoạch hàng ngày của tôi, tôi làm cho chữ màu đỏ. Và trong nhật ký / sổ ghi chép của mình, tôi viết ra các mục tiêu của mình, một lần nữa bằng màu đỏ. Điều này giúp tôi tập trung, hoặc ít nhất đó là ý tưởng. Bây giờ bạn có thể nghĩ rằng ba nhiệm vụ không phải là một vấn đề lớn. Vâng, nó phụ thuộc vào nhiệm vụ phải không. Tôi làm việc trong việc quản lý nhà thờ nhưng sự tham gia của tôi còn sâu hơn thế này. Nếu tôi đang lãnh đạo một nhóm nhỏ, mục tiêu trong ngày có thể là chuẩn bị Nghiên cứu Kinh thánh hoặc có thể là chuẩn bị bản trình bày ngân sách hoặc thực hiện kế hoạch bảo trì tòa nhà mới. Ý tưởng là những nhiệm vụ này có tác động lớn. Điều đó thông thường có nghĩa là chúng đòi hỏi thời gian và sự tập trung, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Đã có lúc mục tiêu chính của tôi là mua cà phê cho văn phòng. Không khó, không tốn thời gian và cần ít sự tập trung nhưng điều này có thể có tác động lớn. Năm sau khi cà phê đến Châu Âu, sự cải cách đã xảy ra. (1 Sam 14v29b ).

Cách lập kế hoạch trong ngày của bạn - Quản lý thời gian, sự chú ý và năng lượng của bạn

Vì vậy, tất cả chúng ta đều có 24 giờ trong ngày. Xem bài viết trước của tôi. Nhưng chúng ta không thể sử dụng tất cả các khẩu súng trong 24 giờ. Tôi đã đọc ở những nơi khác rằng nói về quản lý thời gian là sai. Chúng ta không thể kiểm soát thời gian của mình vì lượng thời gian chúng ta có là cố định. Thay vào đó, chúng ta cần quản lý năng lượng và sự tập trung của mình. Tôi hiểu nguyên tắc đằng sau ý tưởng này. Tôi nghĩ điều đó là đúng, nhưng tôi cũng nghĩ nó hơi ẩu. Mặc dù tôi không chỉ trích mọi người vì đã đưa ra quan điểm này. Trong thực tế, chúng ta cần phải làm việc để quản lý tất cả 3. Thời gian, năng lượng và sự tập trung hay chú ý. Trong thực tế, có những yếu tố chủ động và phản ứng với điều này. Bạn cần phải có một kế hoạch và bạn cần có khả năng thích ứng với kế hoạch đó một cách nhanh chóng. Bạn nên làm việc khi bạn đang ở trạng thái tốt nhất, tươi sáng nhất và lên kế hoạch để làm những việc khó khăn đòi hỏi nhiều năng lượng hơn hoặc tập trung vào những điểm đó hoặc những nhiệm vụ có tác động lớn được đề cập ở trên. Tôi có xu hướng lên lịch cho rất nhiều công việc nhỏ dễ dàng vào giữa buổi chiều hoặc lúc 3 giờ chiều của tôi. Chúng ta cũng cần phải xem lịch của chúng ta trong ngày. Nếu chúng ta có 5 giờ họp, điều đó sẽ làm giảm các nhiệm vụ khác mà chúng ta có thể hoàn thành. Vì vậy, đừng bận tâm đến việc đưa chúng vào danh sách. Tất cả những gì bạn làm là khiến bản thân cảm thấy thất bại. Tùy thuộc vào các cuộc họp hoặc những việc khác đang diễn ra, bạn có thể biết rằng đến 4 giờ chiều mặc dù bạn vẫn còn thời gian trong ngày, não của bạn sẽ bị tan chảy và khả năng tập trung của bạn không còn nữa. Có lẽ, đây là thời điểm thích hợp để tập thể dục, hoặc tôi dám nói, một giấc ngủ ngắn! Tùy thuộc vào các cuộc họp hoặc những việc khác đang diễn ra, bạn có thể biết rằng đến 4 giờ chiều mặc dù bạn vẫn còn thời gian trong ngày, não của bạn sẽ bị tan chảy và khả năng tập trung của bạn không còn nữa. Có lẽ, đây là thời điểm thích hợp để tập thể dục, hoặc tôi dám nói, một giấc ngủ ngắn! Tùy thuộc vào các cuộc họp hoặc những việc khác đang diễn ra, bạn có thể biết rằng đến 4 giờ chiều mặc dù bạn vẫn còn thời gian trong ngày, não của bạn sẽ bị tan chảy và khả năng tập trung của bạn không còn nữa. Có lẽ, đây là thời điểm thích hợp để tập thể dục, hoặc tôi dám nói, một giấc ngủ ngắn!

Vì vậy, làm thế nào để tôi làm điều này. Vâng, tôi lập kế hoạch cho ngày của mình thành 2 phần. Phần một, xảy ra vào cuối ngày hôm trước. Tôi lướt nhanh qua những gì có trên lịch của mình vào ngày mai và những công việc tôi đã lên kế hoạch trước đó trong ngày. Tôi cũng kiểm tra bất cứ điều gì tôi chưa hoàn thành từ kế hoạch ngày hôm nay. Những công việc này tôi lên lịch lại, thường là vào ngày mai, đôi khi là cuối tuần. Từ đó, tôi chọn 2 hoặc 3 mục tiêu của mình và đánh dấu chúng là ưu tiên hàng đầu. Một trong số đó tôi chọn làm 'Điểm nổi bật hàng ngày' của mình. Đây là một ý tưởng tôi đang thử nghiệm. Tôi không chắc nó sẽ dính. Sau đó, tôi đảm bảo rằng mình có thời gian bị chặn trên lịch để hoàn thành các công việc đó. Hết Phần 1.

Phần 2 là việc đầu tiên tôi làm vào ngày hôm sau. Tôi xem lại lịch và mục tiêu của mình, xử lý hộp thư đến e-mail để đảm bảo rằng không có gì được ưu tiên hơn kế hoạch của tôi. Tùy thuộc vào công việc của bạn, tôi có thể khuyên bạn không nên làm điều này, nhưng đối với tôi, điều này là cần thiết vì tôi chủ yếu được làm để giải phóng người khác. Sau đó, tôi chọn các nhiệm vụ trọng tâm còn lại trong ngày và phân bổ chúng cho buổi sáng, buổi chiều hoặc buổi tối. Con số chính xác khác nhau tùy thuộc vào quy mô của nhiệm vụ và những việc khác mà tôi có. Đây thường là 8-12 nhiệm vụ. Điều này mang lại cho tôi 10-15 nhiệm vụ mà tôi đã gắn cờ trong ngày. Nó là một phiên bản của hệ thống ưu tiên 2 + 8 của Carl Pullein .

Tại thời điểm này, tôi vẫn sẽ có một số nhiệm vụ được phân bổ cho ngày hôm nay chưa được gắn cờ. Một số trong số này sẽ là những nhiệm vụ cơ bản chỉ cần hoàn thành nhưng không thực sự quan trọng. Ví dụ, tôi có nhiệm vụ hàng ngày là quét sàn bếp. Những người khác sẽ quan trọng, nhưng tôi đã không đánh dấu chúng là chìa khóa cho ngày hôm nay. Tôi phải làm gì với những thứ này? Nó thay đổi. Đôi khi, tôi để chúng trong danh sách ngày hôm nay. Tôi hơi không chắc về ngày diễn ra như thế nào và tôi có thể có thời gian cho chúng sau này. Đôi khi tôi sẽ lên lịch cho họ vào một ngày khác sau đó trong tuần. Điều này có nghĩa là tôi vẫn muốn làm chúng vào một lúc nào đó, nhưng tôi hài lòng để lại quyết định về thời điểm sau đó trong tuần. Đôi khi, tôi sẽ xóa ngày khỏi chúng hoàn toàn.

Và bạn có nó rồi đấy! Một kế hoạch trong ngày. Tôi muốn để lại cho bạn những từ được gán cho Mike Tyson. "Mọi người đều có một kế hoạch cho đến khi họ bị đấm vào mặt!"