Hai năm qua đã sửa đổi mạnh mẽ cách chúng ta làm việc (và sinh hoạt), nhưng cũng đẩy nhanh việc áp dụng công việc từ xa. Mặc dù Datawheel luôn phân chia lực lượng lao động ở một số địa điểm, nhưng đại dịch buộc chúng tôi phải tạm thời đóng cửa hai văn phòng vật lý của mình và khiến chúng tôi phải suy nghĩ lại các quy trình nội bộ của mình liên quan đến thực tế mới lướt sóng COVID. Tài liệu này liệt kê một số đề xuất và thực tiễn tốt để điều chỉnh nỗ lực của Datawheel trở thành một công ty phân phối (kết hợp) với sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống. Chúng tôi hy vọng điều này sẽ giúp ích và truyền cảm hứng cho các tổ chức khác.

Giao tiếp qua

Trong môi trường làm việc từ xa, điều rất quan trọng là phải cập nhật cho người khác về bạn và công việc của bạn, vì vậy hãy cho nhóm biết khi nào bạn bắt đầu hoặc hoàn thành một nhiệm vụ hoặc đạt được mục tiêu. Cập nhật nhỏ và rõ ràng là đủ. Trên hết, hãy lịch sự và tôn trọng người khác.

Hãy sử dụng những khoảnh khắc giao tiếp này như một cơ hội để thực hành kỹ năng viết và trình bày của bạn: đăng các cập nhật nhỏ về công việc của bạn lên Slack hoặc chuẩn bị một số trang trình bày để cho các thành viên trong nhóm thấy một khái niệm là điểm khởi đầu tốt.

Thông báo lỗi và trình chặn nhanh chóng (và hy vọng với các giải pháp tiềm năng). Chúng ta học hỏi nhanh trong bối cảnh đổi mới như Datawheel, vì vậy chúng ta đều thất bại và mắc sai lầm. Chúng tôi có thể giải quyết bất cứ điều gì với tư cách là một nhóm nếu chúng tôi giao tiếp nhanh và hiệu quả. Đừng tự cô lập mình trong những tình huống xấu. Yêu cầu giúp đỡ thường xuyên. Chúng tôi là một đội và mọi người đều sẵn lòng giúp đỡ bạn. Trình chặn có thể là một thứ khó khăn ảnh hưởng đến năng suất của bạn và khiến bạn thất vọng, vì vậy hãy cởi mở để chia sẻ với những người khác. Giải pháp sẽ luôn luôn xuất hiện sớm hơn là muộn hơn.

Tránh sử dụng gạch đầu dòng khi truyền đạt tiến trình phức tạp. Học cách cấu trúc giao tiếp trong các đoạn văn mà bạn mô tả động cơ và hành động. Đảm bảo bạn giải thích “cái gì” và “tại sao” hành động của bạn. Không phải ai cũng biết bạn đang làm gì hoặc tại sao bạn lại quyết định thực hiện một hành động này so với một hành động khác.

Cố gắng bày tỏ cảm xúc và mối quan tâm của bạn. Những người còn lại trong nhóm không thể đoán được vấn đề của bạn. Tất cả chúng tôi rất vui khi được giúp đỡ và lắng nghe bạn.

Giao tiếp quá mức.

Liên lạc lại, làm ơn, vui lòng. 😊

Công cụ: Sử dụng đúng công cụ cho công việc

E-mail : Datawheel sử dụng Google Suite để cung cấp cho tất cả nhân viên một địa chỉ e-mail. Chúng tôi sử dụng email chủ yếu để liên lạc với bên ngoài: Khách hàng, khách hàng, nhà cung cấp, hỗ trợ, khách hàng tiềm năng, tiếp thị, v.v.

Slack: Đối với giao tiếp hàng ngày, chúng tôi có Datawheel Slack. Cố gắng sử dụng các kênh thích hợp (cụ thể theo dự án, cụ thể theo chủ đề hoặc cho toàn công ty) để chia sẻ suy nghĩ của bạn với những người còn lại trong nhóm. Cập nhật và các cuộc thảo luận tạm thời phải có trong Slack. Hãy tôn trọng việc sử dụng thẻ @channel hoặc @here , vì chúng đôi khi có thể gửi thông báo cảnh báo cho nhiều người. Sử dụng @user để giải quyết trực tiếp những người cụ thể mà bạn cần xem xét hoặc cảnh báo về điều gì đó. Chúng tôi có thể mời người dùng bên ngoài vào các kênh cụ thể của dự án nếu cần.

Google Meet : Đối với các cuộc họp cuộc gọi điện video nội bộ, chúng tôi sử dụng Google Meet. Nếu bạn cần trò chuyện nhanh điều gì đó với nhân viên khác, âm thanh Slack tích hợp sẵn (trò chuyện nhóm) và trò chuyện video là một lựa chọn tuyệt vời khác. Đôi khi, bắt đầu một cuộc gọi với ai đó để băm ra một thứ gì đó nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều.

Google Drive: Ngoài e-mail, Google Suite còn bật Google Drive cho tất cả nhân viên. Nhân viên có quyền truy cập vào Bộ nhớ dùng chung mà mọi người trong nhóm có thể xem và sử dụng. Điều này loại bỏ rào cản của việc phải mời từng người vào các tệp riêng lẻ.

Tài liệu Công ty: Phải tồn tại một nguồn sự thật duy nhất, có thể truy cập được. Cơ sở kiến ​​thức nơi lưu trữ các thông tin liên lạc tư pháp như quyết định vĩnh viễn, tài liệu công nghệ, hướng dẫn, hướng dẫn và các phương pháp hay nhất (như danh sách này). Tại Datawheel, chúng tôi sử dụng Github Wikis, nhưng nó có thể là bất kỳ phần mềm nào khác như trang Jira, tài liệu Sharepoint hoặc thậm chí là một thư mục trong Google Drive. Đừng ngại tạo các trang mới để giúp hiển thị những điều bạn đã học hoặc các quy trình mới mà bạn đã khám phá hoặc tạo ra.

Gather Town: Một văn phòng ảo được cung cấp bởihttps://gather.town/là một không gian họp có sẵn để trò chuyện hoặc chỉ ở đó làm việc với một cái nhìn và cảm nhận thân thiện. Thực tế là bạn có thể tương tác với những người ở gần bạn là một phép ẩn dụ kỹ thuật số của một văn phòng vật lý. Công cụ tốt để chống lại cảm giác cô đơn.

Giao tiếp không đồng bộ

Các công ty quốc tế phải đối phó với múi giờ và Datawheel không phải là ngoại lệ. Với những người ở Mỹ, Nam Mỹ và Châu Âu, rất dễ có một số người đang ở trên đỉnh cao của năng suất làm việc trong khi những người khác đang ngủ.

Với mục tiêu trở thành một nơi làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn, Datawheel chấp nhận giao tiếp nội bộ không đồng bộ. Cố gắng ẩn thông báo ngoài giờ và kiểm tra e-mail và tin nhắn của bạn chỉ trong những thời điểm nhất định trong ngày (hoặc khi bạn hoàn thành một công việc). Mọi thư nên được coi là không khẩn cấp - không yêu cầu phản hồi ngay lập tức - trừ khi bạn chỉ định điều ngược lại, vì vậy: Trừ khi là hoàn toàn cần thiết (🔥), tránh yêu cầu phản hồi yêu cầu của bạn “càng sớm càng tốt” hoặc “trong giờ tới”.

Hãy rõ ràng về kỳ vọng của bạn. Hãy cho (những) người nhận biết bạn muốn gì và khi nào. Giao tiếp async yêu cầu kỹ năng viết tốt. Cố gắng luyện tập bằng cách đưa ra những cập nhật quan trọng và phát triển các ý trong một đoạn văn (không phải gạch đầu dòng) để sẵn sàng trước các cuộc họp.

Lợi ích chính của async:

• Hợp tác toàn diện: Không đồng bộ giúp chúng tôi lắng nghe tốt tất cả các giọng nói. Sử dụng thời gian hợp lý, chúng ta có thể suy nghĩ và giao tiếp theo cách tốt hơn.
• Tự chủ có trách nhiệm: không phải ai cũng làm việc hiệu quả cùng một lúc. Lập kế hoạch cho ngày của bạn để đạt hiệu quả tốt hơn. Chỉ cần đảm bảo bạn đặt một lịch trình rõ ràng để cho các thành viên còn lại trong nhóm biết.

Ngoại lệ: Luôn phản hồi và sẵn sàng trợ giúp khi có điều gì đó quan trọng đang xảy ra hoặc trong các hoạt động nhạy cảm về thời gian như họp nội bộ / toàn Công ty, ra mắt sản phẩm hoặc gặp gỡ khách hàng.

Cuộc họp và cuộc gọi điện video

Công việc không đồng bộ của chúng tôi có một ngoại lệ khác: các cuộc họp là thời điểm duy nhất chúng tôi cần trực tuyến cùng một lúc. Thông báo trước nếu bạn không thể tham dự hoặc nếu bạn biết bạn đến muộn. Một thông báo nhanh trên Slack nói rằng “Tôi sẽ trễ 5 phút” có thể đi một chặng đường dài.

Lịch Google: Bằng cách sử dụng một sản phẩm dành cho doanh nghiệp như Google Suite, chúng tôi có thể xem lịch của những người khác trong công ty của chúng tôi. Bạn nên lưu ý lịch làm việc của những người mà bạn thường xuyên làm việc cùng, như đồng đội và người cố vấn của bạn. Điều này không chỉ giúp việc lên lịch họp dễ dàng hơn mà còn có thể mang lại cảm giác về những gì mọi người tập trung vào tuần đó. Nếu bạn cần nói chuyện với một người cố vấn, hãy đưa ra lời mời trên lịch của họ! Nếu bạn thấy một đồng đội đang chuẩn bị cho một buổi thuyết trình lớn, hãy cổ vũ họ vào ngày hôm đó trong Slack!

Cuộc họp: Khi tổ chức cuộc họp, hãy cố gắng chia sẻ chương trình làm việc (danh sách mục, tài liệu, v.v.) trước cuộc họp. Nó làm cho cuộc họp hiệu quả hơn. Thực hiện chúng thường xuyên, đôi khi chỉ để bắt kịp và vui vẻ. Đừng đến muộn. Tất nhiên là có tai nạn xảy ra, nhưng hãy cân nhắc sẵn sàng vài phút trước khi cuộc họp bắt đầu. Tôn trọng thời gian của người khác. Lên kế hoạch hiện diện và sẵn sàng chia sẻ bất kỳ thông tin cập nhật nào liên quan đến công việc của bạn ..

Video và Âm thanh: Hãy thử bật máy ảnh của bạn. Nó giúp nhân hóa các cuộc trò chuyện và cung cấp ngôn ngữ cơ thể. Mặt khác, hãy tắt máy ảnh nếu bạn đang di chuyển hoặc đi bộ để tránh bị phân tâm và tai nạn đáng tiếc. Sử dụng tai nghe và tự tắt tiếng khi không nói chuyện để giúp giảm tiếng ồn bên ngoài, tiếng vọng và gián đoạn.

Gián đoạn: Chúng xảy ra. Rất nhiều với trẻ em. Nếu ai đó trong nhà làm gián đoạn cuộc gọi điện video của bạn, đừng lo lắng. Mọi người nên hiểu rằng làm việc ở nhà đôi khi có thể khó giải thích cho những người còn lại trong gia đình và bạn bè. Tắt máy ảnh, tắt tiếng micrô và thông báo rằng bạn sẽ vắng mặt trong giây lát (đôi khi chỉ cần một thông báo “brb” đơn giản là đủ). Giải quyết tình huống và quay lại khi bạn đã sẵn sàng trở lại. Đối xử tốt, đặc biệt là với trẻ em.

Hiệu suất cá nhân

Tập trung, tập trung, tập trung: Ẩn các trang mạng xã hội và thông báo trong một thời gian, để điện thoại của bạn sang một bên. Cố gắng sử dụng thông minh thời gian của bạn tại nơi làm việc để hoàn thành các mục tiêu (điều này giúp bạn có nhiều thời gian rảnh hơn sau này)

Lên kế hoạch nhiều nhất có thể: Ưu tiên các công việc vào đầu ngày hoặc tuần của bạn. Kiểm tra với PM của bạn nếu bạn có nghi ngờ hoặc câu hỏi. Chạy nước rút. Thời lượng có thể khác nhau, nó tùy thuộc vào mỗi người. Hãy thường xuyên nghỉ giải lao, đặc biệt nếu bạn đã ngồi trước vật cản đường trong một thời gian dài. Xem 🍅 Kỹ thuật Pomodoro .

Yêu cầu sự giúp đỡ: Nếu bạn bị chặn hoặc bị mắc kẹt trong một thời gian dài, hãy nhờ đến sự giúp đỡ từ đồng nghiệp của bạn. Một đôi mắt tươi tắn có thể giúp ích hoặc ít nhất là gợi ý cho bạn để tiến về phía trước. Xem 🦆 Gỡ lỗi Vịt cao su .

Nhận phản hồi: Không bao giờ coi phản hồi như một cuộc tấn công cá nhân. Mọi người đều ở trong cùng một con thuyền và nếu ai đó cung cấp phản hồi về công việc của bạn thì đó là một phần của quá trình phát triển và sáng tạo. Đó không phải là về bạn, mọi người nên nghĩ về những mục tiêu lớn hơn.

Môi trường và Phong cách sống

Một số gợi ý chung để chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn trong thời đại làm việc từ xa:

• Nghỉ ngơi hợp lý.
• Ăn tốt.
• Ngậm nước thường xuyên.
• Mua một chiếc ghế phù hợp, máy tính để bàn, bàn phím, màn hình phụ. Những công ty tốt sẽ mua những thứ này cho bạn.
• Hãy chăm sóc cơ thể của bạn. Tư thế, cổ, cánh tay, mắt, v.v.
• Chọn một sở thích năng động.
• Thường xuyên đi bộ (với khẩu trang, nếu COVID vẫn cao trong khu vực của bạn)
• Tìm hiểu thời điểm bắt đầu và kết thúc ngày làm việc của bạn.
• Tận hưởng thời gian chất lượng ngoài công việc với gia đình và bạn bè (hoặc một mình nếu bạn cũng cần).
• Nói với (những) người cố vấn của bạn nếu cân bằng công việc / cuộc sống của bạn cảm thấy không tốt cho sức khỏe.

Đây không phải là những quy tắc được thiết lập sẵn mà là một hướng dẫn chung, một kho tài nguyên mà chúng tôi có thể sử dụng để cải thiện kinh nghiệm làm việc trong môi trường từ xa / kết hợp. Các vị trí, múi giờ, trách nhiệm và lối sống khác nhau cần sự linh hoạt nhưng cũng cần có khuôn khổ. Giống như một dàn nhạc, tất cả chúng ta đều có những kỹ năng và khoảnh khắc khác nhau để thể hiện những giai điệu hay nhất của mình.