Các kỹ năng cần thiết để sắp xếp các bên liên quan mọi lúc

Mar 22 2022
Sử dụng 11 mẹo hàng đầu này để thu hút sự ủng hộ của các bên liên quan cho quyết định dự án lớn tiếp theo của bạn, nhanh hơn.
Các bên liên quan. Họ ở khắp mọi nơi.

Các bên liên quan. Họ ở khắp mọi nơi. Và đừng hiểu sai ý tôi - tôi yêu chúng, nhưng chúng có thể khá đau đớn. Bạn thấy đấy, họ là những người ngăn cản chúng ta làm mọi thứ theo cách của chúng ta, ngay cả khi cách của họ là một ý tưởng tồi, điều này thường xảy ra. Nhưng tại sao họ phải chậm như vậy ?!

Cảnh báo về Spoiler— xem chi tiết ở cuối để đủ điều kiện tham gia Phiên xác định phạm vi miễn phí, không bắt buộc 👇👇

Họ cần được thông báo, bị quyến rũ và bị thuyết phục. Trong một số trường hợp, bạn cần phải giáo dục và có được sự đồng cảm. Đối với bài viết này, chúng tôi đã trò chuyện với hơn 20 người từ nhiều ngành khác nhau từ khắp nơi trên thế giới về kinh nghiệm của họ về cách họ sắp xếp các bên liên quan và tạo ra một dự án chiến thắng. Chúng tôi đã thực hiện các mẹo hàng đầu của họ, kết hợp chúng với cách chúng tôi hỗ trợ các Phiên điều chỉnh của riêng mình cho khách hàng và cô đọng tất cả thành 9 bước đơn giản để bạn đẩy nhanh dự án tiếp theo của mình.

Tại sao sự liên kết của các bên liên quan lại quan trọng như vậy?

“Sự liên kết của các bên liên quan” là một thuật ngữ được các nhà quản lý dự án và các nhà lãnh đạo khác sử dụng để mô tả quá trình tạo ra sự đồng thuận cho các quyết định của dự án giữa tất cả những người chơi chính có liên quan. Mục đích là để mọi người trên cùng một trang và đồng ý về con đường (sẽ đi theo), đặc biệt là khi có nhiều hơn một tuyến đường.

Các bên liên quan không đồng ý với một quyết định quan trọng sẽ cản trở tiến độ và làm giảm uy tín của bạn. Nếu bạn đang ở trong tình huống này, hãy lấy lòng - bạn không đơn độc. Trên thực tế, nó phổ biến một cách đáng ngạc nhiên. Chắc chắn bạn sẽ thấy mình ở vào vị trí khó khăn này vào một lúc nào đó nếu bạn làm việc trong các dự án, tham gia vào các nhóm chức năng chéo hoặc quản lý một nhóm của riêng bạn.

Vì vậy, đây là 11 mẹo hàng đầu của chúng tôi để bạn làm theo vào lần tiếp theo khi bạn cần sự mua vào của các bên liên quan.

Mẹo số 1: Trước khi bạn làm bất cứ điều gì, hãy phỏng vấn bên liên quan của bạn

Bạn thực sự cần phải hiểu trước, trong dự án càng sớm càng tốt, vị trí của người đứng đầu các bên liên quan của bạn. Cho dù đó là chiến lược sản phẩm, chiến dịch tiếp thị, mục tiêu và mục tiêu của công ty, lộ trình đổi mới, bất cứ điều gì ... chỉ cần biết sớm những gì họ nghĩ về lĩnh vực cụ thể đó là bước đầu tiên để có được sự phù hợp với kết quả cuối cùng.

Viết hướng dẫn thảo luận để che đi những câu hỏi quan trọng trong cuộc gọi hoặc thậm chí bạn có thể sử dụng công cụ khảo sát miễn phí như Typeform hoặc Google Forms - điều này có thể đặc biệt hữu ích khi bên liên quan của bạn có lịch trình bận rộn, vì họ có thể hoàn thành nó trong thời gian riêng.

Những câu hỏi bạn nên trả lời bao gồm: Bạn nghĩ thách thức mà chúng ta đang đối mặt là gì? Điều này quan trọng như thế nào đối với nhóm của bạn hoặc đối với công ty? Bạn mong đợi kết quả nào? Làm thế nào để điều này phù hợp với các mục tiêu kinh doanh? Bạn nghĩ thách thức này phải đối mặt với những rủi ro nào? Ai nên tham gia vào nhóm dự án? Ai nên được cập nhật tiến độ? Khai thác tất cả những điều này ngay từ đầu sẽ thực sự giúp bạn xác định được bất kỳ dấu hiệu đỏ nào về sự liên kết tiềm năng, những khác biệt cốt lõi trong quan điểm về hướng của dự án.

Vì vậy, bây giờ bạn đã hoàn thành cơ sở của các bên liên quan của mình, bước tiếp theo là đưa nhóm và các bên liên quan tham gia một cuộc họp, nhưng không chỉ bất kỳ cuộc họp nào…

Mẹo số 2: Các cuộc họp không hoạt động, vì vậy hãy tổ chức một hội thảo

Hầu hết các cuộc họp đều không hiệu quả, ngốn thời gian lớn và khiến bạn chán ghét công việc của mình. Khi bạn gặp gỡ các bên liên quan cấp cao, thậm chí còn khó hơn để đạt được kết quả như bạn mong muốn, vì họ có thể rất cố chấp và đã quen với cách của họ. Và điều đó có thể trở nên lộn xộn và thậm chí biến thành các cuộc tranh luận sôi nổi, hoặc tệ hơn nữa, chỉ dẫn đến nhiều cuộc họp hơn. Bạn có thể đã xem qua Google về cách tổ chức các cuộc họp tốt hơn và chỉ cần kết thúc với các đề xuất như: “tạo chương trình làm việc”, “ghi chú tốt hơn” và câu nói cổ điển cũ là “kiểm tra xem cuộc họp này có thể là một email hay không”.

Mặc dù lời khuyên đó có thể hữu ích một chút, nhưng cuối cùng thì các cuộc họp vẫn diễn ra tệ hại và bạn vẫn cảm thấy thất vọng vì thiếu tiến độ. Đây là lý do tại sao các cuộc họp không hoạt động để gắn kết các bên liên quan:

  • Họ dựa vào động lực nhóm bị lỗi
  • Họ không tính đến nhóm
  • Kết quả bị ảnh hưởng bất lợi bởi chính trị nhóm

Câu trả lời là thay đổi cuộc họp thảo luận mở, không có cấu trúc của bạn thành một hội thảo - một cuộc họp có cấu trúc đảm bảo kết quả vững chắc. Bạn sẽ thay thế suy nghĩ nhóm và nói chuyện trong vòng kết nối bằng ý tưởng không bị gián đoạn và một phương pháp hợp lý để đưa ra quyết định với tư cách là một nhóm.

Vậy bạn hỏi làm thế nào để điều hành các hội thảo về căn chỉnh? Hãy đọc để tìm hiểu!

Mẹo số 3: Chỉ định một điều hành viên

Đây có thể là bạn hoặc thực sự có thể là bất kỳ ai trong nhóm cảm thấy tự tin trong việc kiểm soát mọi thứ. Thông hoạt viên là người sẽ:

  • giữ cuộc họp đi đúng hướng
  • gọi ra các cuộc thảo luận lạc đề
  • tiếp tục cuộc họp

Mẹo số 4: Trình tự các cuộc thảo luận của bạn

KHÔNG vào cuộc họp nói những câu như, “bạn nghĩ gì về vấn đề này?”, Hoặc “chúng ta nên giải quyết vấn đề này như thế nào?”. Điều này sẽ chỉ chuyển cuộc họp của bạn sang hình thức thảo luận tự do mà chúng tôi không muốn.

Thay vào đó, hãy chia cuộc họp của bạn thành các giai đoạn, chẳng hạn như bắt đầu bằng cách nói về thách thức, sau đó nói về các giải pháp tiềm năng. Điều quan trọng là bạn cũng cần trình tự WHO đang nói chuyện. Người đầu tiên A đến lượt, sau đó đến người B, v.v. Đây có thể không phải là cách tự nhiên để con người tương tác với nhau, đó là lý do tại sao chúng ta cần một người hỗ trợ, nhưng nó sẽ hoàn toàn cho phép bạn đi đúng hướng và không để mất cuộc họp của mình vào những cuộc thảo luận và tranh luận vô tận.

Mẹo số 5: Hình dung các cuộc thảo luận của bạn

Hình dung các cuộc thảo luận giúp tránh nhu cầu ghi chú và giữ cho cuộc trò chuyện đi đúng hướng.

Sự thật: khả năng tiếp nhận thông tin mới của con người còn hạn chế. Vì vậy, bạn cần phải hình dung tất cả các cuộc trò chuyện đang diễn ra trong cuộc họp: tất cả dữ liệu, tất cả các chủ đề và tất cả các ý tưởng.

Vì vậy, thay vì dựa vào tất cả mọi người ghi chú của riêng họ (và rủi ro mỗi người bỏ đi với những cách hiểu khác nhau về những gì đã nói), hãy sử dụng ghi chú dán, bảng trắng hoặc các công cụ cộng tác từ xa như Miro hoặc Mural. Điều này sẽ làm giảm đáng kể nguy cơ lệch trục! Thêm vào đó, điều đó có nghĩa là mọi người không cần phải tiêu hao năng lượng tinh thần để cố gắng hiểu và ghi nhớ mọi thứ đang được nói - họ có thể tập trung vào thử thách trước mắt.

Mẹo số 6: Hộp hẹn giờ hoạt động của bạn

Để tránh các cuộc thảo luận vượt ngoài tầm kiểm soát, hãy chọn tất cả các hoạt động trong cuộc họp. Vì vậy, ví dụ, nếu bạn cần bắt tay vào việc tạo ra một số ý tưởng, hãy chờ khoảng 25 phút và sau đó tiếp tục.

Mẹo hỗ trợ chuyên nghiệp: đặt tất cả thời gian quá chặt chẽ để bộ não của bạn chuyển thẳng vào chế độ giải pháp, thay vì chạy không tải.

Mẹo số 7: Làm việc một mình, cùng nhau

Nếu bạn đã nghe nói về Design Sprint, bạn đã từng nghe đến khái niệm này. Nó cho phép cả nhóm lên ý tưởng mà không cần phải đấu tranh tư tưởng nhóm. Nó đơn giản nhưng thực sự hiệu quả khi bạn cần thu thập nhiều ý kiến: thay vì trao đổi ý kiến, mọi người đều tự lập ý tưởng và viết chúng ra một tờ giấy nhớ.

Điều này tạo ra một sân chơi bình đẳng, cho phép ngay cả những người trầm lặng nhất trong cuộc họp cũng có thể lắng nghe ý kiến ​​của họ.

Yêu cầu mọi người viết ý tưởng của họ trên các ghi chú dán (mỗi ghi chú dán), trong SILENCE, và nhớ đặt hẹn giờ. Điều này có thể cảm thấy kỳ lạ khi bạn thử lần đầu tiên, vì vậy bạn có thể thử bật một số nhạc nhẹ trong nền (Zoom thậm chí còn có một tính năng tích hợp cho việc này, Miro cũng vậy). Nhưng bạn thực sự nên thử vì cách làm việc “một mình, cùng nhau” này đã được chứng minh là có tác động đáng kể đến sự cộng tác.

Mẹo # 8: Có một bãi đậu xe để không bị lạc hướng

Trên hành trình phấn đấu cho sự liên kết, đôi khi các cuộc thảo luận trở nên sôi nổi, nhưng nó không liên quan đến nhiệm vụ đang giao. Thật khó để mọi người ngừng nói khi họ cảm thấy say mê với những gì trong đầu, ngay cả khi họ đã đi vào hố sâu của sự không liên quan.

May mắn thay, có một cách dễ dàng để làm cho người tham gia của bạn cảm thấy thoải mái trong khi giữ cho những điểm ít thích hợp tránh xa những gì quan trọng: sử dụng bảng trắng, một bức tường trống rỗng hoặc một khoảng trống trong công cụ cộng tác từ xa, nơi bạn có thể đưa ra các ý tưởng sau này. Tất cả những gì bạn phải nói sau đó là “này, đây là một cuộc thảo luận rất quan trọng nhưng nó nằm ngoài phạm vi của dự án, vì vậy bạn có phiền viết nó ra giấy và chúng ta sẽ quay lại với nó sau không?”.

Sau đó, hãy nhớ dành một chút thời gian vào cuối cuộc họp để quay lại những chủ đề đó trong bãi đậu xe của bạn. Bạn muốn mọi người cảm thấy thoải mái vì họ đã không bị bỏ qua, vì vậy điều quan trọng là hãy cho họ cơ hội để đưa những ý tưởng đó trở lại bàn, nếu họ vẫn cảm thấy nó đáng giá.

Mẹo số 9: Luôn kết thúc cuộc họp bằng một QUYẾT ĐỊNH

Chọn một Người quyết định xem ai sẽ thực hiện cuộc gọi cuối cùng về những bước tiếp theo nên làm, để tránh sai lầm trong cuộc họp điển hình, “hãy thảo luận điều này trong cuộc họp tiếp theo”! Ngay cả khi không thể đưa ra quyết định cuối cùng và sự thống nhất đầy đủ, vẫn phải có một số bước tiếp theo được xác định rõ ràng sau khi cuộc họp kết thúc.

Vì vậy, đừng rời cuộc họp mà không:

  • Kết quả có thể hành động
  • Bước tiếp theo
  • Người chịu trách nhiệm về chúng
Yêu cầu mọi người sử dụng phiếu chấm để chọn ẩn danh những ý tưởng hoặc hành động mà họ cho là tốt nhất.

Thay vì hỏi nhóm, “bạn nghĩ chúng tôi nên làm gì?” Và mời một vòng thảo luận vòng khác, hãy sử dụng các dấu chấm biểu quyết (một lần nữa cũng có sẵn trong các công cụ từ xa như Miro). Khi tất cả các ý tưởng về ghi chú dán được lên ý tưởng, hãy để mọi người bình chọn ẩn danh cho những ý tưởng yêu thích của họ.

Điều này cũng có tác dụng gọn gàng là làm cho mọi người thực sự đọc các ý tưởng; bạn thậm chí có thể bổ sung điều này bằng một cuộc bỏ phiếu của Người quyết định cuối cùng, sử dụng vòng bỏ phiếu đầu tiên như một loại bản đồ nhiệt để hỗ trợ cho lời kêu gọi cuối cùng của Người quyết định về ý tưởng sẽ thực sự sử dụng.

🔥 Mẹo thưởng: Yêu cầu Superspike điều hành hội thảo Xác định phạm vi, miễn phí!

Tại Superspike, chúng tôi là những chuyên gia tạo điều kiện cho các cuộc hội thảo và chạy nước rút để giúp các nhóm không ngừng nghỉ vượt qua sức ì mà không phải do lỗi thực sự của họ, đặc trưng cho rất nhiều dự án và quyết định lớn. Nếu bạn muốn được trợ giúp thêm, chúng tôi có thể tổ chức Phiên xác định phạm vi miễn phí cho bạn. Đó là một phiên hoàn toàn miễn phí, kéo dài 1 giờ, hoàn toàn không bắt buộc và sau đó, chúng tôi sẽ tạo một báo cáo tóm tắt mà bạn có thể sử dụng và chia sẻ nội bộ.

Nhấp vào đây để gửi thông tin chi tiết của bạn và chúng tôi sẽ liên hệ!

© Copyright 2021 - 2023 | vngogo.com | All Rights Reserved