Bạn bị kẹt trong các cuộc họp cả ngày mỗi ngày?

Mar 22 2022
Nó không cần phải như vậy. Đây là cách để thoát khỏi tình trạng quá tải cuộc họp.
Khi chúng tôi hỏi khách hàng "Điều gì cản trở bạn làm công việc tốt nhất trong đời?" chúng ta nghe đi nghe lại một câu trả lời: "Tôi có quá nhiều cuộc họp." Chúng tôi hiểu rồi.

Khi chúng tôi hỏi khách hàng "Điều gì cản trở bạn làm công việc tốt nhất trong đời?" chúng ta nghe đi nghe lại một câu trả lời: "Tôi có quá nhiều cuộc họp."

Chúng tôi hiểu rồi. Cuộc họp tiếp theo của bạn sắp diễn ra và bạn đang tự hỏi liệu bạn có còn thời gian để hoàn thành bài viết này không. Có vẻ như mọi người có thể sử dụng thêm một chút… thời gian. Nhiều thời gian hơn để thực hiện công việc (và không chỉ nói về công việc). Thêm thời gian để suy nghĩ. Thêm thời gian để tạm dừng, suy ngẫm và cải thiện. Nhiều thời gian hơn nếu không có cuộc họp. Chúng ta không thể tiếp tục như vậy ngày này qua ngày khác - chúng ta có thể không?

“Nếu bạn không ưu tiên cuộc sống của mình, thì người khác sẽ làm” - Greg McKeown, Chủ nghĩa khái quát

Ảnh của Luis Villasmil

Vậy những yếu tố nào đang góp phần khiến cuộc họp của bạn quá tải? Nó có thể là một số thứ. Dưới đây, chúng tôi hướng dẫn về 9 nguyên nhân phổ biến và bạn có thể làm gì với từng nguyên nhân.

1. Các cuộc họp không bao giờ dẫn đến các quyết định rõ ràng hoặc các bước tiếp theo

Khi các cuộc họp có cấu trúc kém hoặc được tạo điều kiện thuận lợi, một nhóm sẽ không nhận được những gì họ cần trong thời gian dài. Điều đó dẫn đến - bạn đoán nó - nhiều cuộc họp tiếp theo hơn và giữa các công việc. Nhận rõ mục đích của cuộc họp, thiết kế cấu trúc để hoàn thành công việc trong cuộc họp và nhờ một người tham gia giữ vai trò điều phối viên để duy trì nhóm đi đúng hướng. Tổ chức một cuộc họp nhóm hàng tuần? Hãy thử cấu trúc cuộc họp hành động . Tổ chức một phiên để đưa ra quyết định? Hãy thử đưa ra quyết định tích hợp để tìm ra con đường phía trước “an toàn để thử”.

2. Thói quen họp của chúng tôi không tồn tại

Các đội giỏi nhất trên thế giới chạy theo nhịp tim - một nhịp điệu hoạt động được thiết kế tốt mang lại chiến lược cho cuộc sống. Để bắt đầu, hãy xem xét những câu hỏi sau: “Để chúng ta phối hợp hành động, thúc đẩy hoạt động, đổi mới và chỉ đạo, những loại cuộc họp nào sẽ giúp ích? Các cuộc họp đó cần diễn ra bao lâu một lần để bắt kịp tiến độ công việc? Ai cần phải có mặt để làm loại công việc cụ thể đó? ” Cố gắng đạt được “cấu trúc khả thi tối thiểu” và liên tục đánh giá và cải tiến. Thêm vào đó, nhịp điệu tốt giúp loại bỏ sự cần thiết của hầu hết các cuộc họp khác. Khi có điều gì đó bất ngờ xuất hiện, chỉ cần xếp nó vào cuộc họp tiếp theo đã có trên lịch.

3. Không rõ ai có thẩm quyền ra quyết định

Quyền quyết định là các thỏa thuận về việc ai được phép đưa ra các quyết định nhất định - chẳng hạn như ai là người có tiếng nói cuối cùng về công nghệ được sử dụng hoặc cách chi tiêu tiền. Khi quyền quyết định không rõ ràng, các cuộc họp len lỏi để tạo cảm giác an toàn và bao trùm cơ sở với tất cả các cá nhân thể liên quan đến một chủ đề nhất định. Điều này đặc biệt đúng trong văn hóa công ty coi trọng sự đồng thuận. Thay vì sử dụng các cuộc họp như một Band-Aid cho sự mơ hồ, hãy làm rõ các quyền quyết định để mọi người biết ai cần tham gia và khi nào. Nếu bạn là người mời (quá nhiều) người khác đưa ra quyết định, hãy đưa ra một đề xuất về cách đưa ra những quyết định này trong tương lai.

4. Các ưu tiên là âm u

Khi chúng ta không biết điều gì quan trọng, chúng ta không biết phải nói “Không” với điều gì - và điều đó bao gồm những cuộc họp nào nên tham gia hoặc từ chối. Hai cách mà một nhóm có thể đạt được sự rõ ràng hơn:

  1. Soạn thảo Ý định chiến lược bằng cách trả lời câu hỏi, "Điều gì cần thiết mà chúng ta đạt được trong 1-3 năm tới?" Sau đó, hãy nghĩ xem điều đó có ý nghĩa gì trong 90 ngày tới và các cuộc họp trong lịch trình của bạn.
  2. Soạn thảo thậm chí trên các tuyên bố để tạo ra sự đánh đổi rõ ràng. Nếu bạn có tuyên bố như "Dịch vụ khách hàng thậm chí đối với các tính năng của sản phẩm mới", thì bạn có thể bỏ qua phần cân nhắc về tính năng sắp tới sẽ trở nên rõ ràng hơn.

5. Chúng tôi có các cuộc họp có thể là email

Khi bạn thấy mình đang tham gia một cuộc họp mà chủ yếu là “báo cáo” hoặc “cập nhật trạng thái”, hãy xem xét đề xuất một thỏa thuận làm việc để chia sẻ những cập nhật này một cách không đồng bộ . Có nghĩa là, gửi email, Microsoft Teams hoặc tin nhắn Slack có chứa bản cập nhật. Hoặc có thể bạn có thể thử quay một đoạn video Loom ngắn . Thời gian dành cho việc cập nhật trạng thái càng ít, thì nhóm càng có nhiều thời gian quý giá để cùng nhau làm bất cứ điều gì cần làm với thông tin.

6. Không có thời gian được bảo vệ trong lịch trình của bạn

Để hoàn thành công việc, chúng ta cần thời gian để suy nghĩ và làm. Tuy nhiên, hầu hết mọi người không dành bất kỳ thời gian nào cho việc suy nghĩ, viết, đọc và sáng tạo. Chúng tôi đặt các cuộc họp trên lịch để nói về những gì phải thực hiện thay vì chặn thời gian trên lịch để thực sự hoàn thành nó. Xem qua lịch của bạn và tính số giờ mỗi tuần bạn đã bị chặn. Những khối đó có đủ dài để bạn có thể tập trung và suy nghĩ sâu sắc không? Các khối đó có được lên lịch vào những thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất không?

7. Bạn đang giữ quá nhiều vai trò

Có thể đơn giản là bạn đang nắm giữ quá nhiều vai trò trong quá nhiều dự án. Nhận thức rõ ràng về các vai trò bạn đang nắm giữ, các kỹ năng cần thiết để làm tốt chúng và thời gian cần thiết để loại họ khỏi công việc. Sau đó, hãy quyết định những cái nào bạn có thể và nên giữ lại dựa trên kỹ năng, sở thích và tầm quan trọng chiến lược. Bước ra khỏi những người khác và tìm những người có khả năng và thời gian để tiếp thêm năng lượng cho họ.

8. Nỗi sợ bỏ lỡ quá lớn

Trong nhiều công ty, các nhà lãnh đạo được mong đợi là người biết tất cả mọi thứ về tất cả mọi thứ. Điều này dẫn đến việc tham dự một loạt các cuộc họp để có được “bối cảnh” đề phòng ai đó hỏi họ về điều đó. Cảm thấy thoải mái khi nói “Tôi không biết”, “Tôi sẽ tìm hiểu” hoặc “Hãy đưa người làm công việc này vào cuộc trò chuyện này” sẽ giúp bạn thoát khỏi việc từ chối các cuộc họp mà bạn chỉ là một hành khách.

9. Chúng tôi vẫn đang có những cuộc họp mà chúng tôi không cần nữa

Nhìn vào ngăn kéo nhà bếp và bạn sẽ được nhắc nhở rằng con người rất giỏi trong việc tích lũy đồ đạc - và rất tệ trong việc loại bỏ những thứ họ không cần nữa. Các cuộc họp định kỳ đã từng hữu ích nhưng không còn phù hợp với mục đích là loại nợ tồi tệ nhất của tổ chức . Lần tới khi bạn được mời tham dự một trong những cuộc họp đó, hãy đề xuất cuộc họp được xem xét lại, hủy bỏ hoặc đơn giản là ngừng diễn ra.

Ảnh của Nicolas Messifet

🥾 Mẹo thưởng: Không có quy tắc nào nói rằng các cuộc họp chỉ được tổ chức bên trong khi ngồi xuống. Thay vào đó, hãy cố gắng tập luyện ít nhất một lần - hoặc “đi bộ và nói chuyện” - mỗi ngày. Thậm chí (và đặc biệt) nếu đó là một cuộc họp ảo: Mang một số giày, đeo một số tai nghe và thực hiện cuộc gọi trong khi tận hưởng môi trường. Nghiên cứu cho thấy lưu lượng máu đến não tăng lên có thể khơi dậy khả năng tập trung và sáng tạo cao hơn.

"Chìa khóa không nằm ở việc dành thời gian, mà là đầu tư nó." - Steven R. Covey

Mặc dù nó không hiển thị trên bảng cân đối kế toán, nhưng không thể phóng đại chi phí lớn của một thói quen họp lộn xộn hoặc không tồn tại. Nếu không có một cấu trúc hoặc thiết kế có ý thức, các cuộc họp không được kiểm tra có thể tiêu tốn đáng kể nguồn nhân lực và tài chính - và thậm chí tệ hơn, ngăn các tổ chức sử dụng các kỹ năng và trí tuệ tập thể của nhân viên. Nhưng khi được thực hiện đúng, các cuộc họp dẫn đến khả năng thích ứng, phản ứng nhanh và hạnh phúc hơn.

Vì vậy, lần tới khi bạn đi đến một cuộc họp khiến bạn có nhiều câu hỏi hơn là câu trả lời, hãy cân nhắc từ chối hoặc đề xuất một thay đổi nhỏ để giúp cuộc họp tốt hơn.

Bài báo này do Jurriaan Kamer đồng tác giả và Zoe Donaldson biên tập .

Ready là một đối tác thiết kế và chuyển đổi tổ chức giúp bạn khám phá ra cách làm việc tốt hơn. Chúng tôi làm việc với một số tổ chức lớn nhất, lâu đời nhất và truyền cảm hứng nhất trên thế giới để giúp họ loại bỏ quan liêu và thích nghi với thế giới phức tạp mà tất cả chúng ta đang sống. Tìm hiểu thêm bằng cách đăng ký podcast Brave New Work và bản tin Brave New Work hàng tuần , xem sách của chúng tôi hoặc liên hệ để trò chuyện về cách chúng tôi có thể giúp tổ chức của bạn phát triển các cách làm việc phù hợp hơn với thực tế hiện tại của bạn.

© Copyright 2021 - 2023 | vngogo.com | All Rights Reserved