7 cách giúp nhóm từ xa của bạn dành thời gian làm việc sâu - Andy Sto

May 09 2022
Có một nhân viên từ xa có nhiều lợi thế: từ chi phí thấp hơn và tiếp cận nhanh hơn đến sự linh hoạt hơn và khả năng tiếp cận với trình độ cao nhất của các chuyên gia. Nhưng khi nói đến năng suất, quản lý một nhóm từ xa đi kèm với những thách thức của nó.

Có một nhân viên từ xa có nhiều lợi thế: từ chi phí thấp hơn và tiếp cận nhanh hơn đến sự linh hoạt hơn và khả năng tiếp cận với trình độ cao nhất của các chuyên gia. Nhưng khi nói đến năng suất, quản lý một nhóm từ xa đi kèm với những thách thức của nó.

Bạn có thể nhận thấy rằng các thành viên trong nhóm của bạn có vẻ mệt mỏi trong khi gọi Zoom. Hoặc mất nhiều thời gian hơn bình thường để hoàn thành nhiệm vụ và thời hạn được chuyển sang ngày khác. Đó có thể là một dấu hiệu quan trọng cho thấy nhóm từ xa của bạn đang không tận dụng tốt nhất thời gian mà họ có. Đó là nơi bạn cố gắng giúp các thành viên trong nhóm của mình tăng năng suất và tham gia vào công việc chuyên sâu.

Làm việc sâu là một khái niệm từ cuốn sách của Cal Newport “Làm việc sâu: Quy tắc để thành công tập trung trong một thế giới mất tập trung”. Theo định nghĩa của Newport, nó mô tả: “Hoạt động nghề nghiệp được thực hiện trong trạng thái tập trung không bị phân tâm sẽ đẩy khả năng nhận thức của bạn đến giới hạn của chúng. Những nỗ lực này tạo ra giá trị mới, cải thiện kỹ năng của bạn và khó có thể tái tạo ”. Nói cách khác, công việc chuyên sâu sẽ đưa bạn vào khu vực và vào trạng thái dòng chảy cho phép bạn đạt được kết quả cao hơn.

Chắc hẳn bạn còn nhớ ngày hôm đó khi bạn rất tập trung, không bị phân tâm và không bị gián đoạn thời gian để suy nghĩ hay làm việc gì đó. Điều đó có nghĩa là bạn đã làm việc hiệu quả, chủ động và sáng tạo và rất có thể, đã hoàn thành tốt công việc. Đây là phiên làm việc sâu trông như thế nào.

Khi nói đến các nhóm làm việc từ xa, họ thường dựa vào giao tiếp trực tuyến liên tục để trao đổi ý kiến, sắp xếp cuộc họp và hoàn thành các nhiệm vụ khác. Nó thường có thể dẫn đến việc tạo cài đặt "giống như văn phòng" với các loại trò chuyện khác nhau: từ trò chuyện nhóm đến trò chuyện dự án và hơn thế nữa. Hãy tưởng tượng tất cả các thông báo đến từ các cuộc trò chuyện đó, ngoài email và cuộc gọi điện thoại. Và đây là thứ giết chết công việc sâu sắc.

Mặc dù công việc chuyên sâu rất có giá trị trong bất kỳ nhóm nào và bất kỳ bối cảnh nào, nhưng nó sẽ không tự diễn ra. Dưới đây là một số cách bạn có thể giúp nhân viên của mình dành thời gian cho công việc chuyên sâu và hiệu quả hơn.

Xác định các rào cản

Đối với bất kỳ ai để giải quyết vấn đề, điều quan trọng đầu tiên là phải xác định được vấn đề. Trong cuốn sách, Newton cũng đề cập đến "công việc nông cạn" đề cập đến các nhiệm vụ hậu cần không đòi hỏi cao, không nhận thức và có thể không tạo ra bất kỳ giá trị lâu dài nào. Đó có thể là trả lời email hoặc sắp xếp một cuộc họp nhóm hoặc tham gia một cuộc gọi Zoom mà bạn không nói một lời nào. Theo Atlassian , trung bình chúng ta dành 6 giờ mỗi ngày để đọc và trả lời email. Và chúng tôi dành hơn 31 giờ cho các cuộc họp không hiệu quả trong một tháng. Có thể giảm thời gian này bằng một bài tập đơn giản.

Yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn xem lịch của họ và đếm thời gian dành cho công việc sâu và công việc nông trong tuần. Sau khi so sánh các con số, họ sẽ có thể biết nơi họ có thể tận dụng thời gian tốt hơn. Ví dụ: họ có thể tiết kiệm được bao nhiêu giờ nếu không tham gia một vài cuộc họp Zoom. Hoặc họ có thể hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nào trong hai giờ mà họ đã dành để trả lời các email thông thường.

Hãy nghĩ về những rào cản có thể khiến bạn và các thành viên trong nhóm từ xa của bạn không thể tiến sâu vào công việc.

  • Mức độ khó - việc nông dễ làm hơn. Vì vậy, mọi người có xu hướng hoàn thành những công việc này trước và tham gia vào công việc chuyên sâu. Việc gạch bỏ nhiều nhiệm vụ khỏi danh sách việc cần làm của bạn có thể tạo ra ảo tưởng rằng bạn đang làm việc hiệu quả và chăm chỉ. Nhưng nó không có nghĩa là bạn đang hoàn thành công việc. Vì vậy, hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn ưu tiên những nhiệm vụ có giá trị lâu dài.
  • Mất tập trung - cho dù bạn đang làm việc tại nhà hay đang ngồi trong một quán cà phê ấm cúng, có thể có rất nhiều sự phân tâm. Với các tin nhắn trò chuyện và thông báo liên tục, và trẻ em chạy quanh nhà, cuộc sống hàng ngày của chúng ta có thể trở nên hỗn loạn. Và không thể thực hiện được công việc sâu khi chúng ta thường xuyên bị phân tâm và mất tập trung sau mỗi 10 phút. Chúng tôi khuyên bạn nên hỏi các thành viên trong nhóm từ xa của mình về những phiền nhiễu lớn nhất mà họ phải xử lý và sau đó nghĩ cách giảm bớt chúng.
  • Chuyển đổi ngữ cảnh - chúng ta thường có xu hướng chuyển từ nhiệm vụ A sang nhiệm vụ B sau đó chuyển sang nhiệm vụ C và lại nhiệm vụ A. Hãy tưởng tượng bạn bắt đầu viết một email, nhưng chưa hoàn thành nó, và sau đó mở một tài liệu cho báo cáo. Nhưng ở giữa nó đã trả lời một cuộc gọi. Như Cal Newport giải thích trong cuốn sách của mình, một khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, một phần sự chú ý của bạn không theo sau, nó vẫn ở nhiệm vụ ban đầu. Vì vậy, bạn vẫn đang suy nghĩ về email mà bạn đã mở nhưng chưa viết xong. Cố gắng giảm chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách yêu cầu nhân viên của bạn làm cùng một loại nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: dành một giờ để chỉ gửi email hoặc nếu họ có nhiều cuộc gọi để thực hiện, đừng trải rộng chúng suốt cả ngày.
  • Cân bằng giữa công việc và cuộc sống - những người làm việc từ xa biết nỗi đau của việc quản lý lịch trình làm việc của bạn. Cho dù bạn có tổ chức như thế nào đi chăng nữa, việc hoàn thành công việc đúng hạn vẫn có thể là một thách thức. Điều quan trọng là bạn phải cùng các thành viên trong nhóm thiết lập ranh giới, đặt ra các kỳ vọng và xác định giờ làm việc chính xác. Kết quả là, họ sẽ có thể giữ được nhiều năng lượng hơn trong ngày và luôn có động lực.
  • Văn hóa làm việc - nếu có một nghi thức được thiết lập là có một cuộc gọi Zoom kéo dài 5 giờ vào mỗi Thứ Hai, thì rất có thể nó sẽ cản trở công việc chuyên sâu. Cố gắng giảm thiểu thời gian dành cho các công việc hành chính không cần thiết.

Một số nhân viên từ xa tìm kiếm bầu không khí giống như văn phòng trong không gian làm việc chung hiện đại, trong khi những người khác chọn làm việc trong sự thoải mái tại nhà của họ. Nghiên cứu gần đây từ Harvard Business Review cho thấy rằng những người làm việc tại nhà với lịch trình văn phòng giống nhau, sẽ làm được nhiều việc hơn trong ngày. Các nhân viên cho biết chính môi trường yên tĩnh đã giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Nhưng nó có thể không phải là trường hợp cho tất cả mọi người.

Hỏi các thành viên trong nhóm từ xa của bạn xem họ thường làm việc ở đâu, không gian như thế nào, là văn phòng riêng, đi văng hay địa điểm tại Starbucks. Hãy nghĩ về việc giúp đỡ những người phải đối mặt với sự phiền nhiễu hàng ngày. Có nhiều cách để làm như vậy: dành thời gian hoặc giảm giá tại không gian làm việc chung, đầu tư vào bàn làm việc và ghế thoải mái, cung cấp thiết bị cần thiết, chẳng hạn như tai nghe chống ồn, đề xuất tùy chọn di chuyển trong giờ làm việc tùy theo sở thích của họ. và như thế. Một nơi làm việc có tổ chức và thoải mái dẫn đến những ngày làm việc hiệu quả và cuối cùng, kết quả tốt hơn cho toàn bộ nhóm.

Ít thời gian cho các cuộc họp và giao tiếp

Dựa trên Atlassian, hơn ½ số cuộc họp được coi là lãng phí thời gian của nhân viên. Cố gắng tránh những cuộc gặp gỡ đó và biến chúng thành những kiểu giao tiếp khác. Một số cuộc gọi Thu phóng có thể dễ dàng trở thành email mà sẽ mất ít thời gian hơn để đọc. Những người khác có thể có một chương trình làm việc nghiêm ngặt và thời gian kết thúc.

Một cách khác để dành thêm thời gian cho công việc chuyên sâu là đặt thời gian kiểm tra email. Thay vì làm điều đó mười lần một giờ, hãy khuyến khích nhân viên của bạn dành ra một giờ vào buổi chiều. Bằng cách này, họ sẽ không bị mất tập trung và giảm thiểu sự phân tâm trong khi làm việc.

Đầu tư vào các công cụ và công nghệ

Chúng ta đang sống trong một thế giới nơi chúng ta có thể trò chuyện với bạn bè trên toàn cầu, đọc tin tức nóng hổi trong vài phút và làm việc cho một công ty có trụ sở tại một lục địa khác. Được kết nối cho phép chúng ta sống một cuộc sống viên mãn hơn và đạt được những mục tiêu cao hơn, nhưng nó cũng đi kèm với cái giá phải trả. Tất cả chúng ta đều phải vật lộn với việc có mặt và tập trung trong một thời gian dài và điều đó thường ngăn cản chúng ta tham gia vào công việc chuyên sâu. Và thế là các ứng dụng chống phân tâm đã ra đời.

Một trong những ứng dụng mà bạn có thể đầu tư là FocusMe giúp phát triển các thói quen làm việc lành mạnh. Nó không chỉ chặn các ứng dụng và trang web cụ thể trong một số khoảng thời gian nhất định mà sẽ nhắc nhở các thành viên trong nhóm từ xa của bạn giải lao, tạo lịch trình và đặt mục tiêu. Một công cụ hiệu quả khác là Dewo sẽ giúp nhân viên của bạn kiểm soát lại thời gian của họ. Nó ẩn thông báo từ tất cả các ứng dụng được kết nối và theo dõi hoạt động web và máy tính để bàn của bạn để xác định điều gì khiến bạn phân tâm nhất. Bằng cách sử dụng những thông tin chi tiết này, ứng dụng sau đó sẽ đề xuất các cải tiến và cố gắng “phát minh lại lịch để làm việc chuyên sâu”. Twist, Notion, RescueTime và Forest cũng là một số ứng dụng chống phân tâm phổ biến nhất.

Hãy nghĩ xem nhóm của bạn phải đối mặt với thách thức ở đâu và những công cụ nào mà nhóm cần nhất. Đầu tư vào công nghệ phù hợp có thể giúp nhóm làm việc từ xa của bạn tập trung trong một thế giới hiện đại rất mất tập trung.

Hỗ trợ các thói quen tốt

Giúp các thành viên trong nhóm từ xa của bạn ưu tiên công việc sâu và áp dụng các thói quen sẽ thúc đẩy năng suất của họ trong suốt cả ngày. Yêu cầu họ chia lịch của họ thành các khối thời gian và dành một số trong số đó cho công việc chuyên sâu. Khi chúng ta có rất nhiều thời hạn, thật dễ dàng để đi xuống lỗ hổng với các công việc hành chính. Tất cả chúng ta đều cố gắng tuân theo lịch trình, và khi có một khoảng thời gian dành riêng cho công việc chuyên sâu, chúng ta sẽ có xu hướng thực hiện nó. Và đoán xem, công việc sâu sẽ trở nên mạnh mẽ hơn khi thực hành nhiều hơn.

Hỏi các thành viên trong nhóm từ xa của bạn khi nào họ làm việc hiệu quả nhất, vào buổi sáng hoặc muộn hơn trong ngày. Đề xuất lên lịch lại các ngày của họ theo điều này và thực hiện các công việc không liên quan đến nhận thức trong những giờ mà họ có thể không còn nhiều năng lượng. Nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả nhất cho công việc chuyên sâu.

Hỗ trợ các thói quen tốt cũng có nghĩa là các thành viên trong nhóm của bạn có trách nhiệm thực hiện công việc sâu sắc. Thảo luận về cách họ đang làm trong các phiên phản hồi của bạn và các cuộc họp thường xuyên. Hỏi xem họ đã làm công việc gì trong tuần, nơi họ gặp khó khăn và bạn có thể giúp đỡ như thế nào. Bạn cũng có thể ghi chú và quay lại sau nhiều tháng để xem những gì đã thay đổi về mặt năng suất và quản lý thời gian.

Thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh

Khi nói đến làm việc từ xa, những nhân viên sống ở các múi giờ khác nhau có thể cảm thấy áp lực phải “luôn sẵn sàng làm việc”. Nó có thể dẫn đến làm việc quá sức, thiếu năng suất và mất động lực. Theo một cuộc khảo sát, những người lao động từ xa và lai có nhiều khả năng làm việc hơn 50 giờ mỗi tuần so với những người lao động tại chỗ. Những người làm việc ở xa có xu hướng kiệt sức thường xuyên hơn vì họ phải vật lộn với việc thiết lập các ranh giới.

Là một trưởng nhóm, bạn nên là người thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Cố gắng tạo ra một văn hóa làm việc từ xa không gây áp lực cho người lao động trong việc giao tiếp liên tục. Thay vào đó, hãy nhắm đến mục tiêu khuyến khích họ “tắt máy” khi đến lúc và ưu tiên sức khỏe cá nhân và sức khỏe tinh thần . Bạn có thể giúp họ nắm lấy một trong những lợi ích chính của làm việc từ xa - giờ giấc linh hoạt. Nó cho phép họ xây dựng lịch trình làm việc xung quanh cuộc sống cá nhân của họ và do đó, hoàn thành được nhiều việc hơn.

Là người ủng hộ cho công việc sâu sắc

Bạn sẽ không thể cải thiện thói quen làm việc chuyên sâu của nhóm nếu bạn không phải là người tự thực hành chúng. Xem qua lịch của bạn và nghĩ về số giờ bạn dành cho công việc chuyên sâu, nơi bạn cần cải tiến và những công cụ và kỹ thuật nào bạn có thể sử dụng. Một khi bạn trở thành chuyên gia của công việc chuyên sâu, bạn sẽ dễ dàng giúp đỡ người khác hơn.

Lời phán quyết

Làm việc sâu là một hoạt động mạnh mẽ có thể cho phép bạn và các thành viên trong nhóm của bạn nâng cao năng suất, hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng đúng hạn và cuối cùng là đạt được các mục tiêu cao hơn. Khi mọi người làm việc cùng nhau từ các khu vực khác nhau trên thế giới, việc thực hành công việc sâu sắc sẽ ảnh hưởng đến năng suất của cả nhóm. Với tư cách là trưởng nhóm, hãy nghĩ đến các yếu tố có thể khiến các thành viên trong nhóm của bạn không tham gia vào công việc chuyên sâu: văn hóa họp, công cụ giao tiếp, thiếu khoảng thời gian làm việc sâu, quá nhiều công việc trong một ngày, v.v. Thiết lập quy trình, áp dụng thói quen và đầu tư vào công nghệ phù hợp sẽ giúp nhóm của bạn hoàn thành nhiều việc hơn. Một khi bạn ưu tiên nó, công việc chuyên sâu sẽ trở thành một phần của hoạt động và văn hóa làm việc ảo của bạn. Và khi nó xảy ra, bạn và nhóm của bạn đang trên đường đến thành công.

Được xuất bản lần đầu tại https://andysto.com vào ngày 9 tháng 5 năm 2022.

© Copyright 2021 - 2022 | vngogo.com | All Rights Reserved